Proje Paydaş Yönetimi, projeyi etkileyebilecek veya projeden etkilenebilecek insanların, grupların veya organizasyonların tanımlanması; paydaşların beklentilerinin ve bunların projeye etkilerinin analiz edilmesi ve paydaşların proje kararları ve bunların uygulamasına etkili biçimde katılımına yönelik uygun yönetim stratejilerinin oluşturulması için gerekli olan süreçleri kapsar.
Bu bilgi alanı, dört süreçten oluşmaktadır:
Paydaşların belirlenmesi, paydaşların tespit edilip bunların çıkarları, katılımı, birbirlerine bağımlılıkları, etkileri ve projenin başarısına potansiyel etkilerinin analiz edilip belgelenmesi sürecidir.
Paydaş Yönetiminin Planlanması, paydaşların etkin biçimde katılımını sağlamak için, uygun yönetim stratejilerinin geliştirilmesi sürecidir. Bu sürecin temel çıktısı olan Proje Paydaş Yönetimi Planı’nda, paydaşların proje üzerindeki güç ve ilgisi, beklentileri, katılım seviyeleri, iletişim gereksinimleri gibi hususlar yer alır.
Paydaş Katılımının Yönetilmesi, paydaşların ihtiyaçlarının/beklentilerinin karşılanması, ortaya çıkan sorunların ele alınması ve paydaşların proje aktivitelerine katılmaya uygun şekilde teşvik edilmesi için paydaşlarla iletişim kurma ve onlarla birlikte çalışma sürecidir. Bu sürecin temel çıktıları, değişiklik istekleri ve sorun kütüğüdür. Paydaşlar arasında çıkan sorunlar ve nasıl çözüldüğü bu kütüğe kaydedilir.
Paydaş Katılımının Kontrolü-Tüm proje paydaşlarının ilişkilerinin izlenmesi ve stratejilerin ve planların onların katılımını sağlayacak şekilde düzenlenmesi sürecidir.
Paydaşların yönetimine ait 4 temel strateji mevcuttur. Bunlar paydaşın “güç” ve “ilgi” derecesine göre belirlenir. Bu stratejiler aşağıda verilmiştir:
- İzle (Güç düşük – ilgi düşük)
- İhtiyaçlarını yerine getir (Güç yüksek – ilgi düşük)
- Bilgilendir (Güç düşük – ilgi yüksek)
- Yakından yönet (Güç yüksek – ilgi yüksek)
