Proje Tedarik Yönetimi, sözleşmeleri veya yetkili proje ekibi üyeleri tarafından çıkarılan satın alma emirlerini hazırlamak ve yönetmek için gerekli sözleşme yönetimi ve değişiklik kontrol süreçlerini içerir. Bu bilgi alanının önemi, sözleşme tiplerinin iyi bilinmesinin, hem alıcı hem de satıcı için duruma en uygun sözleşmenin yapılmasının öneminden kaynaklanır. Ayrıca hangi sözleşme tipinde riski hangi tarafın alacağı da öne çıkan başka bir faktördür.
Bu bilgi alanı, dört süreçten oluşmaktadır:
Tedarik Yönetiminin Planlanması, proje satın alma kararlarının belgelendirilmesi, yaklaşımın ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir. Sürecin temel çıktısı; Tedarik Yönetimi Planı’dır. Bu plan, kullanılacak sözleşme türleri; risk yönetimi hususları, planlanan tedarikleri etkileyebilecek her tür kısıt ve varsayımlar gibi konuları içerir.
Tedariklerin Yürütülmesi, satıcılardan yanıt alma, bir satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir. Tedariklerin Yürütülmesi sürecinde, ekip fiyat ya da teknik teklifleri alır ve önceden tanımlanmış seçim kriterlerini kullanarak çalışmaları yerine getirebilecek ve satıcı olarak kabul edilebilir bir ya da birkaç satıcıyı seçer. Sürecin en önemli çıktıları seçilen satıcılar ve sözleşmelerdir.
Tedariklerin Kontrolü, tedarik ilişkilerinin yönetilmesi, sözleşme performansının izlenmesi ve sözleşmelerde gerekli değişiklikler ve düzeltmelerin yapılması sürecidir. Bu sürecin ana faydası, yasal anlaşma koşullarına uygun olarak satıcı ve alıcının performansının tedarik koşullarını sağlamasıdır. Bunun için kullanılan yöntemlerden birisi de denetimlerdir.
Tedariklerin Kapanışı, tüm tedariklerin kapanması sürecidir. Bu sürecin ana faydası geleceğe yönelik
referans almak üzere anlaşmaları belgelendirmesi ve gerekli belgeleri sağlamasıdır. Sürecin en önemli çıktısı, kapanmış tedariklerdir.
Genel olarak sözleşmeler 3 ana kategoriye ayrılır:
- Sabit fiyatlı sözleşmeler. Bu kategoriye giren sözleşmelerde, tanımlanmış bir ürün, hizmet ya da sonucun sağlanması karşılığında sabit bir toplam fiyat belirlenir.
- Maliyet geri ödemeli sözleşmeler. Bu sözleşme kategorisinde satıcıya tamamlanan çalışmalar için gerçekleşen tüm yasal maliyetler ödenir (maliyet geri ödemesi), ayrıca satıcının karına karşılık belli bir ücret ödemesi yapılır.
- Süre ve Malzeme Sözleşmesi. Süre ve malzeme sözleşmeleri, diğer sözleşme türlerinin karışımı olan bir sözleşme türüdür. Bu sözleşmeler genellikle personel artırımı ve uzmanların işe alınması gibi, dışarıdan destek almanın gerektiği, ama kısa süre içinde tam bir çalışma bildiriminin hazırlanamadığı durumlarda kullanılır.
